Du verlierst immer wieder den Überblick über deine Aufgaben und weißt oft gar nicht, wo du anfangen sollst? Dann versuche doch mal eine oder mehrere unserer Lieblings-Methoden um deine Aufgaben und Projekte zu priorisieren.
Folgende Tools werden wir dir in diesem Beitrag vorstellen:
- Eisenhower Matrix
- Aufwand / Wirkung Matrix
- Eat the frog
Methode #1: Eisenhower Matrix
Für was?
Die Eisenhower Matrix eignet sich besonders gut zur Priorisierung einzelner Aufgaben, zum Beispiel wenn du deine Aufgabenliste vor dir hast und nun entscheiden musst, welche To-Dos du diese Woche angehen möchtest.
Wie funktioniert's?
Bei der Arbeit mit der Eisenhower Matrix ordnest du alle Aufgaben entlang zweier Achsen in einer Matrix ein (siehe Bild unten). Auf der X-Achse (horizontal) werden die Aufgaben nach Dringlichkeit geordnet und auf der Y-Achse (vertikal) nach Wichtigkeit. Ist eine Aufgabe zum Beispiel sehr wichtig, aber aktuell noch nicht zeitkritisch, ordnest du sie links oben ein
Je nachdem, wo deine Aufgabe nun in der Matrix landet, gibt es konkrete Handlungsempfehlungen:
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links unten / niedrige Dringlichkeit und niedrige Wichtigkeit: Diese Aufgabe ist weder wichtig noch dringend - daher solltest du dich ernsthaft fragen, ob du sie überhaupt erledigen musst oder einfach von deiner To-do-Liste streichen kannst. Typischerweise sind dies Aufgaben, die du immer wieder vor dir her schiebst, da andere Dinge wichtiger sind. Bei uns landet eine solche Aufgabe z.B. immer wieder im Feld "für später" auf deinem prettyORGANIZED Wochenplaner oder schafft es gar nicht erst von deiner Aufgabenliste herunter.
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links oben / niedrige Dringlichkeit + hohe Wichtigkeit: Da diese Aufgabe aktuell noch nicht zeitkritisch ist, musst du sie nicht sofort angehen. Plane sie jedoch jetzt bereits ein und unterteile sie ggf. in Teilaufgaben, damit du es rechtzeitig schaffst, sie abzuschließen und sie dir auf keinen Fall untergeht. Nutze hierfür zum Beispiel das Feld "Für später" im prettyORGANIZED Wochenplaner.
- rechts unten / hohe Dringlichkeit + niedrige Wichtigkeit: Falls du ein Team leitest oder z.B. einen Praktikanten hast, wäre dies eine typische Aufgabe, die du delegieren kannst. Ist dies nicht der Fall, kannst du die Aufgabe je nach Größe und Komplexität als Lückenfüller nutzen, den du ggf. zwischendurch schnell erledigen kannst. Oft sind dies spontan aufkommende kleine Aufgaben, die du dir am besten direkt für den selben Tag vornimmst und erledigst.
- rechts oben / hohe Dringlichkeit + hohe Wichtigkeit: Diese Aufgabe ist sehr wichtig und auch noch zeitkritisch, daher solltest du sie am besten sofort bzw. sehr zeitnah erledigen. Siehe auch weiter unten das Prinzip "Eat the Frog".
Methode #2: Eat the Frog
Für was?
Diese Methode hilft dir, deine wichtigste Aufgabe des Tages zu erledigen. Das kann zum Beispiel die Aufgabe sein, die du in der Eisenhower Matrix bereits oben rechts eingeordnet hast und entsprechend sofort erledigen solltest.
Wie funktioniert's?
Der Name verrät eigentlich schon alles: du musst den Frosch essen! Heißt: Nimm dir die wichtigste Aufgabe des Tages (= Frosch) am besten als allererste vor. Wir kennen es alle - eigentlich wollten wir heute ja XY tun, aber dann haben wir uns im Strudel von E-Mails und eher unwichtigen Aufgaben verloren...
Unser Tipp:
Finde für dich heraus, wann du dich im Tagesablauf am besten konzentrieren kannst und blocke dir zu dieser Uhrzeit täglich eine Stunde im Kalender. Dies ist deine fixe Zeit am Tag, zu der du dir deinen persönlichen Frosch vornimmst. Für viele Leute mag dies direkt am Morgen sein - wenn du eher wie wir tickst (Nachteulen) ist dir aber vielleicht auch der Nachmittag (am besten nach dem After-Lunch-Tief) lieber. Wichtig ist: dieser Blocker ist unantastbar! Wenn dein Kalender eher fremdgesteuert ist, empfehlen wir dir, den Frosch direkt morgens mit ausreichend Zeit vor deinem ersten Meeting zu erledigen. Wenn möglich, schaue auch erst danach in deine Mails, damit du nicht in Versuchung kommst, dich im Mailstrudel zu verlieren!
Methode #3: Aufwand / Wirkung Matrix (Impact / Difficulty Matrix)
Für was?
Diese Methode eignet sich nicht unbedingt für die alltägliche Priorierung deiner Aufgaben, ist jedoch super effektiv, um größere Aufgaben und Projekte zu priorisieren. Wir verwenden sie zum Beispiel nach einem Workshop oder Brainstorming, um die entstandenen Ideen zu priorisieren und in einen Projektplan zu überführen.
Wie funktioniert's?
Die Aufwand / Wirkung Matrix funktioniert ähnlich wie die Eisenhower Matrix, nur dass andere Werte auf den Achsen eingetragen werden. Auf der X-Achse (horizontal) steht der Aufwand - dies können Zeitstunden, Budget oder sonstige benötigte Ressourcen sein. Auf der Y-Achse (vertikal) steht die Wirkung - also zum Beispiel Reichweite, Umsatzeffekte oder sonstige Erfolgsindikatoren
Je nachdem, wo ein Projekt oder eine Aufgabe landet, gibt es auch hier wieder Handlungsempfehlungen:
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unten links / niedriger Aufwand & niedrige Wirkung: Diese Aufgaben haben zwar nur einen geringen Effekt, benötigen aber auch nicht viele Ressourcen. Nutze sie als Lückenfüller, wenn du etwas Luft in deinem Tagesablauf hast.
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oben links / niedriger Aufwand & hohe Wirkung: Hier stehen deine Quick Wins, die du unbedingt zeitnah einplanen solltest, da sie mit minimalem Ressourceneinsatz eine sehr hohe Wirkung erzielen.
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Unten rechts / hoher Aufwand & niedrige Wirkung: Diese Aufgaben benötigen sehr viele Ressourcen, zeigen aber kaum Wirkung. Daher werden sie auch als Zeitverschwender betitelt und du solltest sie am besten von deiner Aufgaben- / Projektliste streichen.
- oben rechts / hoher Aufwand & hohe Wirkung: Hier stehen große Projekte, die zwar einen hohen Effekt versprechen, aber auch mit sehr viel Aufwand verbunden sind. Unterteile diese Projekte am besten in Teilaufgaben und plane diese dann in deiner Aufgaben- oder Projektliste ein. Für große Projekte eignet sich auch sehr gut ein GANTT Chart, damit du jederzeit den Überblick über alle Teilaufgaben und Deadlines behältst.
Unser Tipp für euren Workshop:
Sammelt während des Workshops alle Ideen auf Post-its oder Notizzetteln. Am Ende des Workshops zeichnet ihr die Achsen der Aufwand Wirkung Matrix auf ein Flipchart und ordnet die Ideen dort gemeinsam ein. So habt ihr direkt eine visuell aufbereitete Zusammenfassung eurer Ergebnisse, die ihr relativ schnell in einen Projektplan überführen könnt.
Das waren unsere 3 Methoden, um deine ToDos noch effektiver zu priorisieren. Du fragst dich, welche davon du nun wirklich anwenden sollest? Am besten alle drei!
- Eat the Frog: täglich, wenn es um deine wichtigste Aufgabe geht.
- Eisenhower Matrix: wöchentlich, wenn du deinen Plan für die Woche erstellst.
- Aufwand / Wirkung Matrix: nach Brainstormings oder Workshops bzw. jedes Quartal, um zu definieren, an welchen Projekten du / dein Team arbeiten sollte.
