Wer kennt das nicht: Man hatte heute so viel vor und jetzt ist schon wieder Mittagspause und man hat noch kein einziges To-do erledigt. Statt die „verlorene Zeit“ am Morgen durch spätes Arbeiten am Abend aufzuholen, hilft vielleicht schon ein einziger Trick, dem Ganzen in Zukunft vorzubeugen: Time Blocking oder auf Deutsch: die Arbeit mit Zeitblöcken. Aber was ist das überhaupt und wie kann es dir helfen mehr aus deinem Tag herauszuholen?
Das erfährst du in diesem Artikel!
Was ist time blocking?
Kurz gesagt geht es hier einfach darum, sich für die für diesen Tag vorgesehenen Aufgaben feste Zeiten im Kalender einzuplanen.
Diese Methode hat die folgenden Vorteile:
- Durch die fest eingeplanten Zeit-Slots merkst du sofort, ob du noch gut in der Zeit bist, da du dich an den zuvor festgelegten Zeiten orientieren kannst. Über die Zeit lernst du so auch realistischer einzuschätzen, wie lange du für eine Aufgabe benötigst und wie viele Aufgaben du realistisch an einem Tag (zwischen Meetings & Co) schaffst.
- Da du deine Zeit bereits für den gesamten Tag verplant hast, kannst du schneller abschätzen, ob du spontanen Termineinladungen zusagen oder sie lieber auf später verschieben solltest.
- Durch die fest allokierten Zeitslots kannst du effizienter und konzentrierter arbeiten, da du zwischen Terminen nicht erst überlegen und priorisieren musst, welche Aufgabe du angehen möchtest.
Und so funktioniert es:
- Nimm den Zeitplaner deiner Wahl (z.B. den prettyORGANIZED Tagesplaner oder auch Outlook, Google Calendar oder deinen Taschenkalender).
- Als Grundprinzip empfehlen wir, dir - sofern möglich - den Tag nicht durch Meetings zerstückeln zu lassen (Paradebeispiel: Meeting, 30Min Pause, nächstes Meeting usw.), sondern fixe Blöcke für Meetings und Aufgaben vorzusehen. Setze dir also am besten zu festen Zeiten (z.B. am Vormittag, wenn du noch frisch bist) Blocker von mindestens einer Stunde in deinen Kalender, um an deinen Aufgaben zu arbeiten. Das nennt man auch time boxing.
- Trage dann alle festen bzw. bereits vereinbarten Termine ein.
- Dann planst du Zeiten ein, zu denen du E-Mails lesen & beantworten möchtest. Wir empfehlen dir, 15-30 minütige e-Mail Blocks direkt morgens, nach dem Mittagessen (da hast du eventuell so wie wir eh ein Mittagstief) und nachmittags einzuplanen. Tipp: Überfliege deine Mails morgens nur um zu sehen, ob etwas wichtiges reingekommen ist und widme dich dann direkt deiner wichtigsten Tagesaufgabe. Sonst versinkst du schnell im E-Mailstrudel und merkst irgendwann erschreckt, dass schon wieder eine Stunde rum ist.
- Vergiss nicht, Zeit für dein Mittagessen und evtl. eine Nachmittags-Snackpause einzuplanen.
- Dann nimm dir deine To-do-Liste für heute vor (Tipps wie du deine Aufgaben am besten priorisierst findest du auch in unserem Blogbeitrag: 3 Methoden mit denen du deine Aufgaben effektiv priorisierst)
- Starte jetzt zuerst mit deinem wichtigsten und komplexesten To-do für heute und plane dieses möglichst früh ein. Überlege dir gut, wieviel Zeit du für die Aufgabe benötigst. Eventuell macht es auch Sinn, diese Aufgabe noch mal in Teilaufgaben zu unterteilen.
- Gehe dann nacheinander deine weiteren, priorisierten To-dos der Reihe nach durch und plane für sie entsprechend Zeit ein. Extra Tipp: Für mehr Produktivität empfehlen wir dir, Aufgaben, die zum gleichen Projekt gehören oder sich ähneln im gleichen Zeitblock zu bearbeiten (Task Batching).
- Zum Schluss prüfe noch mal deinen Plan: Sind die eingeplanten Zeiten realistisch oder hast du dir für heute zu viel vorgenommen?
Am Ende des Tages planen wir immer mindestens 15 Minuten ein um zu prüfen, was wir heute nicht geschafft haben und schreiben es auf die Liste für den folgenden Tag. Idealerweise erstellst du dann auch direkt deine Liste für den nächsten Tag - so kannst du entspannt in den Feierabend gehen und hast schon einen guten Plan für den nächsten Tag.
Zu guter letzt noch ein Hinweis von uns: Auch wir schaffen es so gut wie nie, alle To-dos auf unseren täglichen Liste zu erledigen. Das ist aber nicht tragisch, wenn du richtig priorisiert hast!
Marissa Mayer (ehemaliger CEO von Yahoo) hat dazu mal etwas sehr passendes gesagt:
"If I did [get to the bottom of the list] it would be a real bummer, because think about all those things at the very bottom of your to-do list that really shouldn't take time out of your day.“
